كيفية تفعيل ميزة الملاحظات المدعومة بالذكاء الاصطناعي في تطبيق Teams

باختصار: تعمل ميزة الملاحظات الذكية في Teams على أفضل وجه عندما يُفعّل المسؤولون سياسات Copilot والنسخ الصحيحة أولاً، ثم يقوم المنظمون بتفعيل ميزة Facilitator أو استخدام Recap في الاجتماعات المدعومة. في حال عدم ضبط الترخيص أو النسخ أو نوع الاجتماع بشكل صحيح، قد لا تظهر الملاحظات أو قد تكون غير مكتملة.

أهم النقاط المستفادة:

التحكم الإداري: تحقق من سياسات اجتماعات Teams قبل توقع ظهور ملاحظات الذكاء الاصطناعي.

التحقق من الترخيص: قم بمطابقة ميزات الميسر، والملخص، والمساعد مع الاستحقاق الصحيح.

متطلبات النسخ: قم بتمكين وتشغيل النسخ عندما تكون ملاحظات الذكاء الاصطناعي بعد الاجتماع مهمة.

إعداد الاجتماعات: استخدم اجتماعات مجدولة ومدعومة بجداول أعمال واضحة لتحسين النتائج.

مراجعة بشرية: تحقق من الأسماء والقرارات والمواعيد النهائية والتفاصيل الحساسة قبل مشاركة الملاحظات.

1. ما معنى ملاحظات الذكاء الاصطناعي في Teams 🤖

قبل الخوض في كيفية تفعيل ميزة الملاحظات المدعومة بالذكاء الاصطناعي في تطبيق Teams، عليك التمييز بين ثلاث ميزات متشابهة ظاهريًا:

• ملاحظات مُولّدة بواسطة الذكاء الاصطناعي أثناء الاجتماع - يتم تشغيلها عادةً من خلال برنامج Facilitator في اجتماعات Teams.

• ملاحظات الذكاء الاصطناعي في ملخص - ملاحظات ومهام متابعة تظهر بعد اجتماع أو حدث.

• ملاحظات اجتماع Copilot - ملاحظات تم إنشاؤها من خلال Microsoft 365 Copilot من محادثة الاجتماع أو تجربة الملخص.

يُمكن لبرنامج Facilitator إنشاء ملاحظات ذكاء اصطناعي فورية، وتلخيص القرارات الرئيسية، وتوثيق الأسئلة المفتوحة، والإجابة على الأسئلة في دردشة الاجتماع، والمساعدة في إدارة المهام. وتشير مايكروسوفت إلى أن ترخيص Microsoft 365 Copilot مطلوب لإضافة Facilitator إلى اجتماع أو تشغيله أثناء الاجتماع، مع العلم أن المشاركين الداخليين في الاجتماع يمكنهم رؤية التحديثات المباشرة بمجرد تشغيله.

هذا التمييز مهم لأن أحدهم قد يقول "ملاحظات الذكاء الاصطناعي" ويقصد لوحة الملاحظات المباشرة المصقولة، بينما يقصد آخر علامة تبويب ملاحظات الذكاء الاصطناعي بعد الاجتماع. نفس المطبخ، أدراج مختلفة.

٢. قائمة مراجعة سريعة قبل تفعيل ميزة الملاحظات المدعومة بالذكاء الاصطناعي في Teams ✅

إليكم الجزء المهم وإن كان جافاً بعض الشيء. لا تظهر ملاحظات الذكاء الاصطناعي تلقائياً بمجرد نقر أحدهم على زر "انضمام". عادةً ما تحتاج إلى الترخيص المناسب، وسياسة الإدارة الصحيحة، وتفعيل خاصية النسخ الصوتي، وتنسيق اجتماع يدعم هذه الميزة.

تحقق من هذه أولاً:

• تستخدم مؤسستك Microsoft 365 Copilot لتدوين الملاحظات المباشرة باستخدام الذكاء الاصطناعي للميسر، أو Teams Premium / Copilot حيث يتم استخدام ميزات الملخص الذكي.

• تسمح سياسة اجتماعات Teams بالنسخ الصوتي.

• لا يتم حظر برنامج Copilot بواسطة سياسة إدارية.

• الاجتماع عبارة عن اجتماع مُجدول عبر برنامج Teams حيث يتم دعم هذه الميزة.

• يملك المنظم أو مقدم العرض الإذن بتشغيل ميزة الذكاء الاصطناعي ذات الصلة.

• الاجتماع طويل بما فيه الكفاية ومسجل كتابياً إذا كنت ترغب في الحصول على ملاحظات الذكاء الاصطناعي بعد الاجتماع.

Microsoft Teams Premium ميزة "عرض الملاحظات والمهام التي تم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي من الاجتماعات" كإمكانية اتصال مدعومة بالذكاء الاصطناعي، بينما تشير إرشادات Facilitator بشكل منفصل إلى أن Microsoft 365 Copilot مطلوب لإضافة أو تشغيل Facilitator.

ملاحظة صغيرة، لأنه بالطبع هناك واحدة: ملاحظات الذكاء الاصطناعي في Recap متاحة للأحداث التي استمرت لأكثر من خمس دقائق وتم نسخها باللغة الإنجليزية، وتشير Microsoft أيضًا إلى أن التنسيق يمكن أن يختلف حسب لغة النسخ.

3. كيفية تفعيل ميزة الملاحظات المدعومة بالذكاء الاصطناعي في Teams بصفتك مسؤولاً 🛠️

بالنسبة للمسؤولين، عملية تفعيل ميزة الملاحظات الذكية في Teams من مركز إدارة Teams، وليس من داخل الاجتماع نفسه. وهنا يواجه الكثيرون صعوبة. فهم يبحثون باستمرار عن زر الملاحظات الذكية، لكن سياسة التطبيق لا تُتيح ذلك.

عادةً ما يكون مسار المسؤول كالتالي:

1. افتح مركز إدارة Teams.

2. انتقل إلى الاجتماعات.

3. اختر سياسات الاجتماع.

4. اختر سياسة موجودة أو أنشئ سياسة جديدة.

5. ابحث عن التسجيل والنسخ .

6. حدد مساعد الطيار .

7. اختر أحد الخيارات المتاحة:

   • على

   • متابعة مع النسخة المحفوظة مطلوبة

   • استمر مع حفظ النص افتراضيًا

   • عن

8. احفظ السياسة وتأكد من تعيينها للمستخدمين المناسبين.

إرشادات إدارة مايكروسوفت قائمة بإعدادات سياسة اجتماعات Copilot وتوضح أن سياسة النسخ تؤثر على ما إذا كان بإمكان Copilot العمل أثناء الاجتماعات وبعدها.

يجب عليك أيضًا التأكد من توفر خاصية النسخ الصوتي. تُعدّ خاصية النسخ الصوتي في Teams ميزة تخضع لسياسات محددة، ويجب على كل من منظم الاجتماع والمستخدم الذي يبدأ عملية النسخ تفعيل هذا الإعداد للاجتماعات والندوات عبر الإنترنت والاجتماعات العامة حتى يتم تضمين النصوص المكتوبة.

هذا هو الجزء الذي يتجاهله الناس، ثم يلقون باللوم على Teams. أحيانًا يستحق Teams ذلك، ولكن ليس دائمًا.

٤. كيفية تفعيل ميزة الملاحظات المدعومة بالذكاء الاصطناعي في تطبيق Teams عند جدولة اجتماع 📅

بالنسبة لمنظمي الاجتماعات، فإن أسهل طريقة هي إعداد ملاحظات الذكاء الاصطناعي قبل بدء الاجتماع. هذا يمنح فريق العمل مساحة أكبر للتصرف بشكل جيد، تمامًا كقطة تم إطعامها مسبقًا.

لإضافة مُيسِّر عند تحديد المواعيد:

1. افتح التقويم في Teams.

2. اختر جديد.

3. قم بتشغيل اجتماعات Teams .

4. حدد الخيارات.

5. انتقل إلى مساعد الطيار الآلي والذكاء الاصطناعي الآخر.

6. تأكد من ضبط خيار "السماح للطيار المساعد والميسر" على أحد الخيارات التالية:

   • فقط أثناء الاجتماع

   • أثناء الاجتماع وبعده

7. قم بتشغيل "الميسر" .

8. اختر "تطبيق".

من مايكروسوفت إلى أن هذا هو مسار الجدولة، كما تشير أيضًا إلى أنه لا يمكن إضافة Facilitator إلا إلى الاجتماعات المجدولة، وليس إلى اجتماعات القنوات أو الاجتماعات الفورية أو مكالمات Teams.

تُساعد دعوة الاجتماع الجيدة أيضًا. أضف جدول أعمال بسيطًا في الوصف أو ملاحظات الاجتماع. يمكن للمُيسِّر التحقق من وجود جدول أعمال في الدعوة أو ملاحظات الاجتماع واستخدامه للمساعدة في تنظيم النقاش. ليس سحرًا، ولكنه قريب جدًا من ذلك عندما يكثر في اجتماعك لحظات "بحاجة إلى شيء آخر".

٥. كيفية تفعيل ميزة تدوين الملاحظات بالذكاء الاصطناعي أثناء اجتماع مباشر على منصة Teams 🎙️

ربما نسيت تفعيلها أثناء جدولة الاجتماع. يحدث هذا. تفتح الاجتماع، فيسأل أحدهم: "هل يمكن للذكاء الاصطناعي تدوين الملاحظات؟"، وفجأة ينظر الجميع إلى المنظم وكأنه يتحكم في القمر.

لتشغيل خاصية الميسر أثناء الاجتماع:

1. انضم إلى اجتماع Teams.

2. اختر " المزيد من الإجراءات" من عناصر التحكم في الاجتماع.

3. حدد "تشغيل الميسر".

4. اختر لغة الاجتماع إذا طلب منك برنامج Teams ذلك.

5. انتظر بضع دقائق حتى تبدأ الملاحظات بالظهور.

بمجرد تشغيل تطبيق Facilitator، يتغير رمز الملاحظات للإشارة إلى أن الملاحظات المُنشأة بواسطة الذكاء الاصطناعي نشطة. وتوضح مايكروسوفت أن الملاحظات لا تظهر فورًا، وقد يستغرق ظهورها بضع دقائق لأنها تستند إلى المناقشات المسجلة في نص المحادثة.

إحدى التفاصيل المهمة للدور: يمكن للمشاركين عبر الهاتف المحمول رؤية الملاحظات المباشرة، ولكن المنظمين أو مقدمي العروض الذين يستخدمون Teams على سطح المكتب أو الويب فقط هم من يمكنهم تشغيل أو إيقاف تشغيل الميسر أثناء الاجتماع.

لذا، إذا انضم شخص ما من هاتفه في سيارة أجرة وسأل عن سبب عدم تمكنه من تفعيل الخدمة، فقد يكون هذا هو السبب. مزعج؟ نعم. منطقي؟ في الغالب.

٦. كيفية العثور على ملاحظات الذكاء الاصطناعي بعد اجتماع Teams 🔎

بعد انتهاء الاجتماع، لا تختفي الملاحظات وسط زحمة العمل. يمكنك عادةً العثور عليها في دردشة الاجتماع أو في ملخص الاجتماع.

لمراجعة المحتوى الذي تم إنشاؤه بواسطة الذكاء الاصطناعي بعد الاجتماع:

1. افتح الدردشة في Teams.

2. اختر دردشة الاجتماع.

3. اختر "ملخص" في الأعلى.

4. اختر الملاحظات أو ملاحظات الذكاء الاصطناعي، بناءً على التجربة التي أظهرها المستأجر الخاص بك.

تُشير مايكروسوفت إلى إمكانية الوصول إلى المحتوى الذي يُنشئه المُيسِّر عبر دردشة الاجتماع وملاحظاته في تطبيق Recap بعد انتهاء الاجتماع. تُخزَّن ملاحظات الاجتماع المُنشأة بواسطة الذكاء الاصطناعي في صفحة Microsoft Loop، ويمكن للمشاركين تعديل هذه الصفحة قبل الاجتماع أو أثناءه أو بعده.

بالنسبة لملاحظات Recap AI بشكل أوسع، تقول مايكروسوفت إنه يمكن للمستخدمين عرض الملاحظات اليدوية والملاحظات التي تم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي بالإضافة إلى مهام المتابعة عن طريق تحديد ملاحظات الذكاء الاصطناعي في ملخص الحدث، بشرط أن يفي الاجتماع بمتطلبات النسخ.

هنا يصبح استخدام ميزة الملاحظات الذكية أكثر من مجرد حيلة للاجتماعات. يمكنك استخلاص القرارات والمهام والسياق المفقود والمتابعات دون الحاجة إلى إعادة تشغيل المحادثة بأكملها كما لو كنت تحقق في مسرح جريمة صغير في مكتب 🕵️.

٧. جدول مقارنة: طرق استخدام ملاحظات الذكاء الاصطناعي في فرق العمل 📊

الطريقة / الميزة	الأفضل لـ	المتطلب الرئيسي	ما ستحصل عليه	جزء مزعج بعض الشيء
ملاحظات مباشرة من الميسر حول الذكاء الاصطناعي	اجتماعات يحتاج فيها الناس إلى تدوين الملاحظات أثناء حديثهم	رخصة مايكروسوفت 365 كوبيلوت	ملاحظات وقرارات وأسئلة ومهام في الوقت الفعلي	يحتاج إلى نوع اجتماع مدعوم - لا ينجح كل اجتماع
ملاحظات الذكاء الاصطناعي في ملخص	الالتقاء والتواصل بعد الاجتماع	اجتماع مؤهل مكتوب	ملاحظات، مهام، ملخص المحتوى	لن يظهر إذا كانت النسخة النصية مفقودة
مساعد الطيار "إنشاء محاضر الاجتماع"	ملخصات سريعة لما بعد الاجتماع	مايكروسوفت 365 كوبيلوت	المواضيع الرئيسية وبنود العمل	بالطبع، لا يزال يتعين عليك التحقق من ذلك
ملاحظات فرق العمل اليدوية	اجتماعات داخلية بسيطة	الوصول الأساسي إلى ملاحظات الاجتماع	جدول الأعمال، الملاحظات، المهام	لا بدّ لأحد أن يكتب، أمرٌ مؤسف لكنه حقيقي
التسجيل بالإضافة إلى النص المكتوب	مراجعة إجراءات الامتثال	تم تفعيل سياسة التسجيل/النسخ	نص قابل للبحث وسياق التشغيل	يمكن إنشاء أسئلة تتعلق بالتخزين والخصوصية

تشير إرشادات الدعم الخاصة بمايكروسوفت للملاحظات التي تم إنشاؤها بواسطة Copilot إلى أنه يمكن للمستخدمين تحديد Copilot من دردشة الاجتماع، واختيار المزيد من المطالبات، وإنشاء ملاحظات الاجتماع، ونسخها، ولصقها في مكان آخر، مع تذكير المستخدمين أيضًا بالتحقق من مخرجات الذكاء الاصطناعي لأنها قد تكون غير صحيحة.

٨. أفضل إعداد للاجتماعات لتحسين تدوين الملاحظات باستخدام الذكاء الاصطناعي في Teams 🧠

معرفة كيفية تفعيل ميزة الملاحظات المدعومة بالذكاء الاصطناعي في تطبيق Teams هي نصف المهمة، أما النصف الآخر فهو الحصول على ملاحظات قيّمة. يتميز الذكاء الاصطناعي بقدرته الجيدة على تنظيم المحتوى، لكنه ليس قارئًا للأفكار يرتدي سماعة رأس. فهو يحتاج إلى مدخلات واضحة ودقيقة.

استخدم هذا الإعداد:

• أضف جدول أعمال واضح قبل الاجتماع.

• أعلنوا القرارات بصوت عالٍ: "القرار: سنطلق المشروع التجريبي الأسبوع المقبل."

• تحديد المسؤولين شفهياً: "مايا مسؤولة عن متابعة الأمور مع قسم المالية"

• توقف مؤقتاً قبل تغيير الموضوع.

• تجنبوا أن يتحدث خمسة أشخاص في وقت واحد. نعم، هذا طموح.

• استخدم الأسماء بشكل متسق حتى تكون مسؤولية المهام أكثر وضوحاً.

• حافظ على اتساق لغة الاجتماع قدر الإمكان.

• راجع الملاحظات قبل مشاركتها على نطاق واسع.

يمكن للميسر اكتشاف جداول الأعمال من دعوة الاجتماع أو ملاحظات اجتماع Loop، ويمكنه المساعدة في تتبع مواضيع جدول الأعمال أثناء الاجتماع.

حيلة فعّالة وهادئة: أعلن عن مهامك كما لو كنت تُلقي محاضرة لمساعد مُرهَق. ليس بأسلوب آلي، بل بوضوح. "مهمة: سيرسل جوردان العرض التقديمي المُحدّث." هذا النوع من الجمل يجعل ملاحظات الذكاء الاصطناعي أقل غموضًا.

٩. المشاكل الشائعة عند عدم ظهور ملاحظات الذكاء الاصطناعي ⚠️

إذا لم تجد ملاحظات الذكاء الاصطناعي في تطبيق Teams، فلا تفترض فوراً أن الميزة معطلة. قد يكون الأمر كذلك، ولكن هناك عدة أسباب طبيعية قد تعيق ذلك.

تشمل الأسباب الشائعة ما يلي:

• لا يوجد لديك استحقاق Copilot أو Teams Premium للميزة التي تحاول استخدامها.

• تم تعطيل خاصية الطيار المساعد في سياسات اجتماعات Teams.

• تم تعطيل خاصية النسخ الصوتي للمنظم أو الشخص الذي يحاول بدء العملية.

• الاجتماع قصير جدًا بحيث لا يمكن تلخيص ملاحظات الذكاء الاصطناعي فيه.

• لم يتم تدوين نص الاجتماع.

• نوع اجتماع غير مدعوم، مثل اجتماع قناة للميسر.

• الدور الخاطئ، مثل محاولة أحد الحضور تفعيل دور الميسر.

• قيود المشاركين الخارجيين.

• تصنيفات الحساسية أو استخراج أجندة حظر التشفير.

تشير وثائق مايكروسوفت إلى أن برنامج Teams يستخدم نص الحدث وبيانات الحضور وبيانات PowerPoint Live لتوفير ميزات الملخص الذكي المدعومة بالذكاء الاصطناعي، لذا فإن فقدان بيانات النص قد يعني فقدان قيمة الملخص المدعوم بالذكاء الاصطناعي.

للاطلاع على ملاحظات الميسّر المباشرة، تذكر أن المنظمين والمقدمين فقط هم من يستطيعون تفعيل أو إيقاف تشغيل ميزة الميسّر أثناء الاجتماع، سواءً عبر أجهزة الكمبيوتر أو الويب. أما مستخدمو الأجهزة المحمولة فيمكنهم عرض الملاحظات المباشرة، لكن لا يمكنهم تفعيل الميزة بنفس الطريقة.

10. الخصوصية، والأذونات، وقاعدة "يرجى التحقق من هذا" 🔐

تُعدّ ملاحظات الذكاء الاصطناعي مفيدة، لكنها ليست كاتبًا قانونيًا، أو مسؤول امتثال، أو زميلًا مهووسًا بالتفاصيل. فهي تُنشأ من بيانات الاجتماعات، وقد تُغفل السياق، أو تُصيغ الأمور بطريقة غير سلسة، أو تُحوّل نقاشًا غير مُنظّم إلى مُلخّص يبدو واثقًا ولكنه صحيح جزئيًا فقط.

تذكر مايكروسوفت أن المحتوى الذي تم إنشاؤه بواسطة الذكاء الاصطناعي في ملخص Teams يعتمد على نص الحدث ويعمل بواسطة GPT ونماذج الذكاء الاصطناعي الأخرى، وأنه قد يكون غير دقيق أو غير كامل أو غير مناسب.

إذن، القاعدة العملية بسيطة:

• راجع ملاحظات الذكاء الاصطناعي قبل إرسالها إلى العملاء.

• تحقق من القرارات والأرقام والأسماء والمواعيد النهائية.

• تأكد من صحة البيانات الحساسة قبل تخزينها أو إعادة توجيهها.

• تجنب الاعتماد على ملاحظات الذكاء الاصطناعي كسجل وحيد للقرارات القانونية أو المتعلقة بالموارد البشرية أو المالية أو التنظيمية.

• تأكد من أن الحضور يفهمون سياسات النسخ والتلخيص المُولّد بواسطة الذكاء الاصطناعي.

يحتوي تطبيق Teams أيضًا على خيارات للاجتماعات وضوابط إدارية لمحتوى الاجتماعات الحساس، بما في ذلك الضوابط المتعلقة بالنسخ وإعادة التوجيه والتسجيلات والنصوص والرؤى التي تم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي.

قليل من الحذر هنا أمر صحي. ليس خوفاً مفرطاً، بل مجرد حذر من عدم لصق ملخص الذكاء الاصطناعي الخام في مذكرة مجلس الإدارة دون قراءته.

11. نصائح لتطبيق Teams لمسؤولي ومديري الفرق 🚀

إن تطبيق تقنية الملاحظات الذكية يعمل بشكل أفضل عندما لا تقوم فقط بتفعيل زر وتأمل أن يتصرف الجميع كما لو كانوا في فيديو تدريبي.

خطة تنفيذ بسيطة:

1. اختر مجموعة طيارين صغيرة.

2. تأكد من التراخيص والسياسات.

3. قم بتمكين إعدادات النسخ والمساعد الصوتي لتلك المجموعة.

4. أنشئ اجتماعًا تجريبيًا.

5. جرب ملاحظات الميسر المباشرة.

6. جرب استخدام ميزة تدوين الملاحظات بالذكاء الاصطناعي بعد الاجتماع.

7. وثّق الخطوات الدقيقة التي يراها المستخدمون.

8. قم بإنشاء دليل داخلي قصير بعنوان "متى تستخدم ملاحظات الذكاء الاصطناعي".

9. أضف تذكيرات بالخصوصية.

10. اسأل الناس عما أربكهم، لأنهم سيخبرونك بذلك. وبصوت عالٍ.

يكمن سبب إجراء تجربة أولية في أن تجارب استخدام Teams قد تختلف باختلاف التراخيص، وسياسات الإدارة، ونوع الاجتماع، وإصدار البرنامج، وإعدادات المؤسسة. الأمر ليس مجرد زر أحمر واحد، بل أشبه بدرج مليء بالأزرار، بعضها أكثر وضوحًا من غيرها.

12. إجابة سريعة: كيفية تفعيل ملاحظات الذكاء الاصطناعي في Teams 🏁

إليكم النسخة المختصرة من كيفية تفعيل ميزة الملاحظات المدعومة بالذكاء الاصطناعي في تطبيق Teams:

للمسؤولين:

• انتقل إلى مركز إدارة Teams.

• المفتوحة > سياسات الاجتماعات.

• في قسم التسجيل والنسخ ، قم بتمكين سياسة الطيار المساعد الصحيحة .

• تأكد من السماح بالنسخ.

• قم بتعيين السياسة للمستخدمين المناسبين.

للمنظمين:

• أنشئ اجتماعًا مجدولًا في برنامج Teams.

• افتح الخيارات > مساعد الطيار الآلي والذكاء الاصطناعي الآخر.

• قم بتعيين خيار "السماح للمساعد والميسر" إلى خيار ممكّن.

• قم بتشغيل الميسر.

• قم بتطبيق الإعدادات.

أثناء الاجتماع:

• حدد المزيد من الإجراءات.

• اختر "تشغيل المُيسِّر".

• انتظر بضع دقائق حتى تظهر الملاحظات التي تم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي.

بعد الاجتماع:

• افتح دردشة الاجتماع.

• انتقل إلى ملخص الأحداث.

• اختر الملاحظات أو ملاحظات الذكاء الاصطناعي.

هذه هي النسخة النظيفة. أما النسخة العملية فتتضمن التحقق من التراخيص والسياسات والنسخ والأدوار، وما إذا كان تطبيق Teams يمر بيوم عصيب.

أفكار ختامية 💬

تفعيل ميزة الملاحظات الذكية في Teams ليس بالأمر الصعب بمجرد ترتيب الخطوات، ولكن من السهل الخلط بينها. يتحكم المسؤولون في سياسات التطبيق، بينما يتحكم المنظمون في إعدادات الاجتماع. يمكن للمقدمين والمنظمين تفعيل ميزة الميسر في الاجتماعات المدعومة. توفر خاصية النسخ النصي للذكاء الاصطناعي قاعدة بيانات للعمل عليها. أما ملخص الاجتماع، فيتيح البحث فيه وتصفحه بسرعة، والأهم من ذلك، تقليل فوضى المعلومات.

أفضل إعداد بسيط: فعّل السياسات المناسبة، وشغّل خاصية النسخ، وجدول الاجتماع بشكل صحيح، واستخدم مُيسّر الاجتماع عند الحاجة إلى تدوين الملاحظات مباشرةً، وراجع النتائج قبل اعتبارها حقائق مُطلقة. ملاحظات الذكاء الاصطناعي مفيدة جدًا، لكنها تبقى ملاحظات من جهاز يستمع إلى البشر وهم يقاطعون بعضهم. لذا، نعم، استخدمها. لكن كن حذرًا.

مثال واقعي: استخدام تطبيق AI Notes لاجتماع أسبوعي لمشروع مع أحد العملاء 🧾

سيناريو

تخيل وكالة ويب صغيرة تعقد اجتماعًا أسبوعيًا لمدة 45 دقيقة عبر برنامج Teams مع أحد عملائها. وتتكرر نفس المشاكل باستمرار: تضيع القرارات وسط المحادثات، وتُنسى بنود العمل جزئيًا، ويقضي أحدهم 20-30 دقيقة بعد كل اجتماع في تحويل الملاحظات المتشابكة إلى تقرير للعميل.

هذا مثالٌ خياليٌّ ولكنه واقعي. تستخدم الوكالة ميزة "ملاحظات الذكاء الاصطناعي" في تطبيق Teams لإنشاء مسودة أولية لمحاضر الاجتماع، ثم يراجع مدير المشروع الناتج قبل إرساله إلى العميل. هذه النقطة الأخيرة مهمة. فالذكاء الاصطناعي يُساعد في تخفيف الأعباء الإدارية، ولا يحل محلّ العنصر البشريّ الذي يفهم المشروع.

تم جدولة الاجتماع في برنامج Teams، وتم تفعيل خاصية النسخ، وتشغيل ميزة الميسر قبل بدء المكالمة. وهذا يتوافق مع الفكرة الرئيسية للمقال: تعمل ميزة الملاحظات الذكية بشكل أفضل عندما يتم تنسيق جميع الأمور المتعلقة بالترخيص وسياسة الاجتماع والنسخ وإعداد الاجتماع مسبقًا.

ما يحتاجه المساعد

لهذا الإعداد، يقوم المنظم بما يلي:

اجتماع مُجدول عبر برنامج Teams، وليس مكالمة سريعة وعفوية.

جدول أعمال مختصر في دعوة الاجتماع.

تم تفعيل خاصية النسخ الصوتي للاجتماع.

تم تشغيل الميسر قبل بدء الاجتماع.

تم تكليف مدير مشروع بمراجعة ملاحظات الذكاء الاصطناعي.

قائمة مراجعة بسيطة للأسماء والتواريخ والتكاليف والمواعيد النهائية وقرارات العملاء.

قد يبدو جدول الأعمال الجيد على النحو التالي:

جدول الأعمال:

مراجعة مخرجات الأسبوع الماضي.

تأكيد التغييرات في محتوى الصفحة الرئيسية.

قرر ما إذا كنت تريد الاحتفاظ بفيديو صفحة الأسعار أو إزالته.

قم بتعيين مسؤولين عن مهام الإطلاق.

تأكيد موعد المراجعة القادمة.

يمنح ذلك الذكاء الاصطناعي هيكلية أكثر تنظيماً من دعوة غامضة "للاستفادة من المشروع". كما أنه يساعد البشر على البقاء أقل تشتتاً، وهو أمر إيجابي دائماً.

مثال على التعليمات

في بداية الاجتماع، يمكن للمنظم أن يقول شيئاً مثل:

نستخدم اليوم ملاحظات مُولّدة بواسطة الذكاء الاصطناعي لتدوين القرارات والمهام. يُرجى توضيح القرارات بوضوح، وإضافة اسم المسؤول عن كل مهمة، وتحديد المواعيد النهائية كلما أمكن. سنراجع الملاحظات قبل مشاركتها بعد الاجتماع

خلال الاجتماع، يمكن لمدير المشروع توضيح بنود العمل:

"القرار: سنبقي على فيديو صفحة الأسعار حتى موعد الإطلاق."

"الإجراء المطلوب: سترسل بريا النسخة المعدلة من الصفحة الرئيسية بحلول الساعة الثالثة من مساء يوم الخميس."

"الإجراء المطلوب: سيقوم مارك بالتحقق مما إذا كانت علامات التحليلات تعمل بشكل صحيح قبل يوم الجمعة."

قد يبدو هذا الأمر رسميًا بعض الشيء في البداية، لكنه يمنح الذكاء الاصطناعي نقاط انطلاق واضحة للعمل. تدخل مناقشات مبهمة، فتخرج ملاحظات مبهمة. تدخل قرارات واضحة، فتخرج ملاحظات عملية.

كيفية اختباره

قم بإجراء اختبار صغير لمدة ثلاثة اجتماعات قبل تعميمه على الفريق بأكمله.

الاجتماع الأول: استخدم الملاحظات اليدوية العادية فقط.

الاجتماع الثاني: استخدام ملاحظات الذكاء الاصطناعي، ولكن بدون جدول أعمال منظم.

الاجتماع الثالث: استخدام ملاحظات الذكاء الاصطناعي مع جدول أعمال واضح وتنسيق بنود العمل المنطوقة.

بعد كل اجتماع، تحقق مما يلي:

كم من الوقت يستغرق إعداد الملاحظات النهائية الجاهزة للعرض على العميل؟.

كم عدد بنود العمل التي تحتاج إلى تصحيح؟.

ما إذا كانت المواعيد النهائية مسجلة بشكل صحيح.

ما إذا كان المالك المناسب مرتبطًا بكل مهمة.

ما إذا كان الملخص يتضمن أي شيء لم يتم الاتفاق عليه.

ينبغي على المراجع مقارنة ملاحظات الذكاء الاصطناعي بالنص المكتوب قبل إرسال أي شيء إلى جهة خارجية. وهذا أمر بالغ الأهمية، خاصةً فيما يتعلق بالأمور المالية، والجداول الزمنية، والصياغة القانونية، والموافقات، أو التزامات العميل.

نتيجة

نتيجة توضيحية، بناءً على توقيت ثلاثة اجتماعات نموذجية للمشروع مدة كل منها 45 دقيقة:

ملاحظات يدوية فقط: 28 دقيقة لإنتاج تحديث عميل نظيف.

ملاحظات الذكاء الاصطناعي بدون جدول أعمال واضح: 17 دقيقة لمراجعة الملاحظات وتنظيفها.

ملاحظات الذكاء الاصطناعي مع جدول أعمال وعناصر عمل واضحة منطوقة: 9 دقائق للمراجعة وإرسال التحديث النهائي.

يُقدّر هذا بـ 19 دقيقة موفرة لكل اجتماع مقارنةً بالعملية اليدوية. وبمعدل أربعة اجتماعات أسبوعية مع العملاء شهرياً، يصل هذا إلى حوالي 76 دقيقة موفرة شهرياً لمدير مشروع واحد.

لا تقل أهمية التحقق من الجودة عن توفير الوقت. في هذا الاختبار التجريبي، رصدت نسخة AI Notes المنظمة 8 من أصل 9 بنود عمل بشكل صحيح. كان الخطأ الوحيد هو الموعد النهائي الذي استدعى تصحيحًا بشريًا. لهذا السبب تحديدًا، ينبغي التعامل مع AI Notes كمسودة أولية جيدة، وليس كمصدر نهائي للمعلومات.

ما الذي يمكن أن يحدث خطأً؟

أكثر الأخطاء شيوعاً هو الكلام المبهم. فإذا قال أحدهم: "لنرتب هذا الأسبوع القادم"، فقد لا يعرف الذكاء الاصطناعي من يملك "هذا" أو ماذا تعني عبارة "الأسبوع القادم".

وتشمل المخاطر الأخرى ما يلي:

تكليف شخص ما بمهمة ما.

اقتراح لطيف يُكتب على أنه قرار حاسم.

تفويت الموعد النهائي أو سوء فهمه.

ظهور تفاصيل حساسة للعملاء في ملاحظات يتم مشاركتها على نطاق واسع للغاية.

إن عدم توفر نص الاجتماع يضعف الملخص الذي يلي الاجتماع.

يفترض المنظم أن ملاحظات الذكاء الاصطناعي صحيحة تلقائيًا لأنها تبدو مرتبة.

الحل غير جذاب ولكنه فعال: استخدم قائمة مراجعة، وتأكد من بنود العمل قبل انتهاء الاجتماع، ولا ترسل ملاحظات الذكاء الاصطناعي الخام مباشرة إلى العميل.

الخلاصة العملية

تُحقق ميزة الملاحظات المدعومة بالذكاء الاصطناعي في Teams أفضل النتائج عندما يكون الاجتماع مُدارًا بشكل جيد. أضف جدول أعمال، وفعّل الإعدادات المناسبة، وعبّر عن القرارات بوضوح، وعيّن شخصًا واحدًا مسؤولًا عن المراجعة. باتباع هذه الخطوات، يُمكن للملاحظات المدعومة بالذكاء الاصطناعي تحويل اجتماع مُزدحم إلى متابعة فعّالة في دقائق، بدلًا من إنشاء مستند آخر سيُناقشه الجميع لاحقًا.

التعليمات

كيف يمكنني تفعيل ميزة الملاحظات المدعومة بالذكاء الاصطناعي في تطبيق Teams بصفتي مسؤول النظام؟

لتفعيل ميزة الملاحظات الذكية في Teams بصفتك مسؤولاً، ابدأ من مركز إدارة Teams. انتقل إلى الاجتماعات، وافتح سياسات الاجتماعات، وراجع قسم التسجيل والنسخ. تأكد من السماح لبرنامج Copilot وتفعيل خاصية النسخ للمستخدمين المناسبين. يجب أيضاً تعيين السياسة للأشخاص الذين ينبغي أن يكون لديهم حق الوصول إلى الملاحظات الذكية.

ما هي التراخيص التي أحتاجها لاستخدام تطبيق AI Notes في Teams؟

تعتمد الرخصة على ميزة تدوين الملاحظات بالذكاء الاصطناعي التي ترغب في استخدامها. تتطلب الملاحظات المُولّدة بالذكاء الاصطناعي مباشرةً باستخدام Facilitator عادةً اشتراك Microsoft 365 Copilot. أما الملاحظات المُولّدة بالذكاء الاصطناعي في Recap فقد تعتمد على اشتراك Teams Premium أو Copilot. في العديد من المؤسسات، ينبغي على المسؤولين مراجعة كلٍ من التراخيص وسياسات الاجتماعات قبل افتراض توفر الميزة.

لماذا لا تظهر ملاحظات الذكاء الاصطناعي في اجتماع Teams الخاص بي؟

قد لا تظهر ملاحظات الذكاء الاصطناعي إذا كان تطبيق Copilot معطلاً، أو كانت خاصية النسخ محظورة، أو كان نوع الاجتماع غير مدعوم. قد يكون الاجتماع قصيرًا جدًا، أو لم يتم نسخه، أو لم تتوفر أذونات المنظم اللازمة. من الحلول الشائعة التحقق من ترخيص المستخدم، وسياسة اجتماعات Teams، وإعدادات النسخ، وما إذا كان الاجتماع قد تم جدولته مسبقًا أم بدأ فورًا.

هل يمكنني تشغيل ميزة الملاحظات المدعومة بالذكاء الاصطناعي أثناء اجتماع مباشر على منصة Teams؟

نعم، في الاجتماعات المدعومة، يمكن للمنظم أو مقدم العرض تفعيل خاصية "الميسر" أثناء الاجتماع. عادةً ما يتم ذلك من خلال "المزيد من الإجراءات" في عناصر تحكم الاجتماع، ثم اختيار "تفعيل الميسر". قد يستغرق ظهور الملاحظات بضع دقائق لأن برنامج Teams يحتاج إلى محتوى المناقشة من نص الاجتماع قبل أن يتمكن من إنشاء ملاحظات مفيدة.

أين أجد ملاحظات الذكاء الاصطناعي بعد اجتماع Teams؟

بعد الاجتماع، افتح دردشة الاجتماع في Teams واختر "ملخص". قد ترى، بحسب إعداداتك، "ملاحظات" أو "ملاحظات الذكاء الاصطناعي". كما يمكن أن تظهر الملاحظات التي يُنشئها المُيسّر من خلال دردشة الاجتماع وملاحظاته. عادةً، تعمل ملاحظات الذكاء الاصطناعي بعد الاجتماع بشكل أفضل عندما يكون الاجتماع قد تم نسخه كتابيًا واستوفت متطلبات الميزة.

ما الفرق بين ملاحظات الاجتماع الخاصة بالميسر، والملخص، والمساعد الطيار؟

يُستخدم مُيسِّر الاجتماع بشكل أساسي لتدوين الملاحظات المُولَّدة بواسطة الذكاء الاصطناعي أثناء الاجتماع. أما مُلخِّص الاجتماع، فيُتيح للمستخدمين مراجعة الملاحظات والمهام ومحتوى الاجتماع بعد انتهائه. وتُنشأ ملاحظات اجتماع Copilot من خلال تجربة Copilot، سواءً من دردشة الاجتماع أو مُلخِّصه. تتداخل هذه الميزات، لكنها ليست متطابقة تمامًا، لذا قد تختلف متطلبات الإعداد.

هل تحتاج اجتماعات Teams إلى نسخ مكتوبة لكي تعمل ملاحظات الذكاء الاصطناعي؟

في العديد من عمليات تدوين الملاحظات باستخدام الذكاء الاصطناعي في Teams، يُعدّ النسخ الصوتي أساسيًا لأنه يزوّد الذكاء الاصطناعي ببيانات لتحليلها. وتعتمد ملاحظات Recap AI بشكل خاص على توافر النصوص المكتوبة وشروط استخدام الاجتماع. لذا، ينبغي على المسؤولين التأكد من السماح بالنسخ الصوتي في سياسات الاجتماعات، وعلى المنظمين التأكد من نسخ الاجتماع صوتيًا عند الحاجة إلى تدوين الملاحظات بعد انتهائه.

من يستطيع تفعيل خاصية "الميسر" لملاحظات الذكاء الاصطناعي في تطبيق Teams؟

يمكن عادةً تفعيل خاصية "المُيسِّر" من قِبل المنظمين أو المُقدِّمين باستخدام تطبيق Teams على سطح المكتب أو الويب. قد يتمكن مستخدمو الأجهزة المحمولة من عرض الملاحظات المباشرة، ولكن قد لا يتمكنون من تفعيل خاصية "المُيسِّر" بأنفسهم. غالبًا ما يُفسِّر هذا الاختلاف في الأدوار سبب رؤية أحد المشاركين لخيار الملاحظات بينما لا يستطيع شخص آخر تفعيله.

كيف يمكنني الحصول على ملاحظات اجتماعات أفضل يتم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي في تطبيق Teams؟

استخدم جدول أعمال واضحًا، وتحدث عن القرارات بصوت عالٍ، وحدد مهام العمل بوضوح بالاسم. تجنب مقاطعة المتحدثين قدر الإمكان، وحافظ على لغة الاجتماع موحدة. تُعدّ الملاحظات المُسجلة بالذكاء الاصطناعي أكثر فعالية عندما يكون للاجتماع هيكل مُنظم. كما يُنصح بمراجعة الملاحظات قبل مشاركتها على نطاق واسع.

هل ملاحظات الذكاء الاصطناعي في Teams موثوقة بما يكفي للمشاركة؟

تُعدّ الملاحظات المُنشأة بواسطة الذكاء الاصطناعي مفيدة، ولكن ينبغي مراجعتها قبل مشاركتها، خاصةً مع العملاء أو الإدارة. راجع الأسماء والأرقام والقرارات والمواعيد النهائية والتفاصيل الحساسة. القاعدة العملية في هذه المقالة هي التعامل مع الملاحظات المُنشأة بواسطة الذكاء الاصطناعي كمسودة مساعدة، وليست سجلاً قانونياً أو مرجعياً مثالياً. ولا تزال المراجعة البشرية ضرورية.

مراجع

1. دعم مايكروسوفت - مُيسِّر اجتماعات مايكروسوفت تيمز - support.microsoft.com

2. مايكروسوفت ليرن - إعدادات سياسة الاجتماع - learn.microsoft.com

اكتشف أحدث تقنيات الذكاء الاصطناعي في متجر مساعدي الذكاء الاصطناعي الرسمي

معلومات عنا