كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي في العمل [فيديو واختبار]

باختصار: استخدم الذكاء الاصطناعي في العمل لصياغة النصوص وتلخيصها وتنظيمها وتحليلها بأقل قدر من المخاطر، مع ضمان مساءلة الأفراد عن دقة المعلومات وقراراتهم. ابدأ بمهمة واحدة متكررة، واحذف المعلومات الحساسة، وراجع كل مخرجات العمل - خاصةً عندما يكون لها تأثير على حقوق شخص ما أو معيشته أو سلامته أو مستقبله.

المساءلة: ضمان بقاء الأشخاص المؤهلين مسؤولين عن القرارات ذات التأثير الكبير والموافقات النهائية.

الخصوصية: استخدم الأدوات المعتمدة، وقم بإزالة المعلومات السرية أو التعريفية قبل إرسال أي شيء.

الشفافية: يجب الإفصاح عن استخدام الذكاء الاصطناعي كلما تطلبت سياسة مكان العمل أو توقعات العملاء أو العواقب المحتملة ذلك.

التحقق: تحقق من الحقائق والمالكين والمواعيد النهائية والافتراضات مقابل المادة المصدرية الأصلية.

الاختبار: قم بقياس إجمالي الوقت والتصحيحات المطلوبة وتأثيرها على المستخدم قبل توسيع أي سير عمل.

1. ما الذي ينطوي عليه استخدام الذكاء الاصطناعي في العمل؟

لا يعني استخدام الذكاء الاصطناعي في العمل بالضرورة الاستغناء عن الموظفين أو أتمتة الوظائف بالكامل. في معظم أماكن العمل، يُعدّ الذكاء الاصطناعي أداةً داعمةً.

تخيله كمساعد سريع، ولكنه واثق من نفسه أكثر من اللازم.

قد يساعدك ذلك:

• مسودات رسائل البريد الإلكتروني والمستندات

• تلخيص المعلومات الطويلة

• توليد الأفكار

• تنظيم الملاحظات المتناثرة

• تحليل البيانات الأساسية

• الاستعداد للاجتماعات

• إنشاء قوائم مراجعة وخطط

• أعد كتابة المحتوى ليناسب جماهير مختلفة

• شرح المفاهيم غير المألوفة

• حوّل الأفكار الأولية إلى شيء قابل للاستخدام

غالباً ما يستطيع الذكاء الاصطناعي إنتاج نسخة أولية جيدة في ثوانٍ. قد لا تكون مثالية - أحياناً تكون رسمية للغاية، وأحياناً أخرى متكررة، وأحياناً أخرى تضل طريقها بثقة.

مع ذلك، فإن البدء بشيء ما عادة ما يكون أسهل من البدء بلا شيء.

ليس الهدف هو ترك الذكاء الاصطناعي يقوم بالتفكير نيابةً عنك، بل الهدف هو تقليل الوقت المُهدر في الأمور غير المهمة، لكي يتوفر لديك المزيد من الطاقة للحكم والإبداع والعلاقات واتخاذ القرارات.

2. لماذا يُعدّ تعلّم كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي في العمل أمراً مهماً؟

العمل مليء بالمهام الصغيرة التي تستهلك وقتاً أكثر مما تستحقه.

تتحول رسالة بريد إلكتروني مدتها خمس دقائق إلى عشرين دقيقة لأنك لا تجد العبارة الافتتاحية المناسبة. وينتج عن اجتماع ثلاث صفحات من الملاحظات دون أي إجراءات واضحة. ويحتاج تقرير إلى إعادة كتابة لعرضه على الإدارة العليا والعملاء والفريق التقني. وفجأة، يضيع نصف وقت الظهيرة.

يمكن للذكاء الاصطناعي أن يقلل الوقت المستغرق في نقل المعلومات من شكل إلى آخر.

على سبيل المثال:

• تتحول الملاحظات إلى ملخص

• يتحول الملخص إلى بريد إلكتروني

• تتحول رسالة البريد الإلكتروني إلى مخطط عرض تقديمي

• تتحول الفكرة الأولية إلى خطة مشروع

• تتحول الجداول الإلكترونية إلى شرح مكتوب

• تتحول السياسة المعقدة إلى دليل واضح وسهل الوصول إليه

هنا تظهر مكاسب الإنتاجية عادةً. ليس في لحظات دراماتيكية مثل "الذكاء الاصطناعي يدير الشركة الآن"، بل في عشرات التحسينات الصغيرة.

يشبه الأمر إلى حد ما إزالة الحصى من حذائك. حصاة واحدة ليست مشكلة، لكن المشي مع اثنتي عشرة حصاة طوال اليوم أمر سخيف.

يمكن للذكاء الاصطناعي أيضاً أن يجعل الخبرة أكثر سهولة في الوصول إليها. يمكن للموظف الجديد أن يطلب شرحاً للمصطلحات غير المألوفة. ويمكن للمدير أن يستكشف طرقاً مختلفة لتنظيم عملية التقييم. ويمكن لمندوب المبيعات أن يُعدّ أسئلةً لقطاع لا يفهمه بعد.

عند استخدام الذكاء الاصطناعي بشكل مدروس، فإنه يساعد الناس على الوصول إلى نقطة انطلاق قوية بشكل أسرع.

3. أفضل مهام مكان العمل التي يمكن إسنادها إلى الذكاء الاصطناعي

أسهل طريقة لفهم كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي في العمل هي تقسيم المهام إلى ثلاث فئات: الإنشاء والتحويل والتحليل.

يخلق

يمكن للذكاء الاصطناعي إنشاء مسودة أولية بناءً على تعليماتك.

ومن الأمثلة على ذلك:

• رسائل البريد الإلكتروني

• المقترحات

• وصف الوظائف

• جداول الأعمال

• منشورات وسائل التواصل الاجتماعي

• مواد تدريبية

• ردود فعل العملاء

• مخططات العرض التقديمي

• أسئلة المقابلة

إن عبارة "المسودة الأولى" مهمة هنا. يجب عادةً مراجعة المحتوى الذي يتم إنشاؤه بواسطة الذكاء الاصطناعي قبل إرساله أو نشره أو عرضه.

تحويل

يُعد هذا أحد أقوى استخدامات الذكاء الاصطناعي في بيئة العمل. إذ تُزوّده بمعلومات موجودة وتطلب منه تغيير تنسيقها أو طولها أو أسلوبها أو مستوى تعقيدها.

على سبيل المثال:

• اختصار تقرير طويل

• حوّل الملاحظات إلى بنود عمل

• إعادة صياغة المصطلحات التقنية للعملاء

• حوّل فقرة إلى نقاط

• اجعل الرسائل تبدو أكثر احترافية

• حوّل نصًا مكتوبًا إلى ملخص

• ترجم المصطلحات الداخلية إلى لغة يومية واضحة

عادةً ما تنجح مهام التحويل لأن الذكاء الاصطناعي لديه مواد يستند إليها في عمله. فهو لا يقوم باختراع كل شيء من الصفر.

تحليل

يمكن للذكاء الاصطناعي أيضاً أن يساعد في تحديد الأنماط، ومقارنة المعلومات، وهيكلة المشكلة.

تشمل مهام التحليل العملي ما يلي:

• تجميع ملاحظات العملاء في مواضيع

• مقارنة عدة خيارات

• تحديد المخاطر المحتملة

• اكتشاف الثغرات في الخطة

• إعداد قائمة بالمزايا والعيوب

• اقتراح أسئلة ربما فاتتك

• شرح الاتجاهات في مجموعة البيانات

• تصنيف طلبات الدعم

مع ذلك، ينبغي التعامل مع تحليل الذكاء الاصطناعي كأداة مساعدة، لا كحقيقة مطلقة. فقد يغفل السياق أو يبني افتراضات تبدو منطقية لكنها خاطئة تمامًا. التقييم البشري هو الأساس.

4. جدول المقارنة: طرق عملية لاستخدام الذكاء الاصطناعي في العمل

مهمة في مكان العمل	ما يمكن أن يفعله الذكاء الاصطناعي	أفضل مساهمة يمكن تقديمها	هل هناك حاجة إلى مراجعة بشرية؟	لماذا ينجح؟
كتابة البريد الإلكتروني	صياغة، اختصار، تلطيف، توضيح	المستلم، الغرض، الحقائق الرئيسية، الإجراء المطلوب	نعم	يزيل احتكاك الصفحة الفارغة
محضر الاجتماع	لخص واستخلص الإجراءات	نص مكتوب أو ملاحظات منظمة	قطعاً	يفصل بسرعة بين النقاش والقرارات
تخطيط البحث	اقتراح أسئلة ومجالات مواضيع	هدف واضح وجمهور محدد	نعم - الحقائق تحتاج إلى التحقق	يساعد في بناء إطار عمل أولي
إدارة المشاريع	وضع الخطط، وتحديد المعالم الرئيسية، وتقييم المخاطر	النطاق، الموعد النهائي، الفريق، القيود	نعم	ينظم المعلومات المتناثرة
تفسير البيانات	شرح الأنماط والشذوذات	بيانات نظيفة بالإضافة إلى سياق الأعمال	مراجعة قوية مطلوبة	يجعل مناقشة الأرقام أسهل
العصف الذهني	توليد الأفكار والبدائل	مشكلة محددة وحدودها	معتدل	ينتج مجموعة متنوعة، وأحيانًا يكون فعالاً بشكل غير متوقع
خدمة العملاء	صياغة الردود وتصنيف القضايا	رسالة العميل وإرشادات الشركة	نعم، وخاصة في الحالات الحساسة	يُسرّع الاستجابات الروتينية
تحرير المستندات	تحسين النبرة والقواعد والبنية	النص الأصلي والجمهور المستهدف	عادة	أسرع من التحرير جملة بجملة
تعلُّم	شرح المفاهيم وإنشاء اختبارات قصيرة	الموضوع، مستوى المهارة، سيناريو العمل	خفيف إلى متوسط	يجعل التدريب أكثر تخصيصًا
دعم اتخاذ القرار	قارن الخيارات وحدد المخاطر	المعايير والقيود والأولويات	قطعاً	يُساعد على توضيح التفكير، لكن لا ينبغي أن يتخذ القرار نيابةً عنك

يوضح الجدول أمراً مهماً: يعمل الذكاء الاصطناعي بشكل أفضل عندما تكون المهمة محددة جيداً.

عبارة "المساعدة في مشروعي" مبهمة.

"إنشاء قائمة تحقق من ست خطوات لإطلاق تحديث برمجي داخلي صغير يشمل تكنولوجيا المعلومات ودعم العملاء والمبيعات" يمنح الذكاء الاصطناعي شيئًا ملموسًا للعمل به.

مدخلات محددة تُنتج مخرجات محددة. ليس هذا بالأمر الثوري، ولكنه صحيح.

5. كيفية كتابة أسئلة أفضل للذكاء الاصطناعي في العمل

لست بحاجة إلى صيغة معقدة. كل ما عليك فعله هو توفير سياق كافٍ لكي يفهم الذكاء الاصطناعي ما هو الجيد.

عادةً ما تحتوي رسالة التنبيه الموثوقة في مكان العمل على خمسة عناصر:

المهمة

حدد بالضبط ما تريده.

مثال:

"اكتب مسودة بريد إلكتروني تشرح فيها سبب تأخير التسليم."

السياق

اشرح ما حدث ولماذا هذه المهمة مهمة.

مثال:

"قام المورد بتأخير الشحنة لمدة أربعة أيام بسبب مشكلة في المخزون."

الجمهور

أخبر الذكاء الاصطناعي بمن سيقرأ النتيجة أو يستخدمها.

مثال:

"الجمهور هو عميل قديم يشعر بالإحباط بالفعل."

النبرة أو الشكل المطلوب

صف كيف ينبغي أن تبدو أو تُسمع الإجابة.

مثال:

استخدم نبرة هادئة ومباشرة ومسؤولة. واحرص على ألا يتجاوز عدد الكلمات 150 كلمة

التفاصيل المطلوبة

اذكر الحقائق التي يجب تضمينها.

مثال:

"اذكر تاريخ التسليم المعدل، وخيار استرداد الأموال، ومعلومات الاتصال بالدعم."

وبجمعها معًا، يصبح السؤال كالتالي:

اكتب رسالة بريد إلكتروني إلى أحد عملائك الدائمين تشرح فيها أن شحنته قد تأخرت أربعة أيام بسبب مشكلة في مخزون المورد. استخدم نبرة هادئة ومباشرة ومسؤولة. اجعل الرسالة أقل من 150 كلمة. أدرج تاريخ التسليم المعدل، وخيار استرداد المبلغ، ومعلومات الاتصال بالدعم

هذا التوجيه سينتج دائمًا تقريبًا نتيجة أفضل من "اكتب بريدًا إلكترونيًا للتأخير"

يمكنك أيضاً أن تطلب من الذكاء الاصطناعي مراجعة إجابته:

• اجعل هذا أقل رسمية

• إزالة التكرار

• أضف دعوة أوضح لاتخاذ إجراء

• أعد كتابة هذا النص ليناسب جمهورًا من المديرين التنفيذيين

• حدد أي افتراضات غير مدعومة

• أعطني ثلاثة بدائل أقوى

• اعترض على هذه التوصية

هذه الأخيرة قيّمة للغاية. لا يجب أن يكون الذكاء الاصطناعي دائمًا داعمًا لك. أحيانًا يكون هو الزميل الذي قد يكون مزعجًا بعض الشيء والذي يسأل: "لكن ماذا لو كان هذا الافتراض خاطئًا؟" 🧐

6. كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي في رسائل البريد الإلكتروني والتواصل في مكان العمل

غالباً ما يكون البريد الإلكتروني هو أسهل مكان للبدء.

يمكن للذكاء الاصطناعي أن يساعدك عندما تعرف ما تريد قوله ولكنك لا تجد الصياغة المناسبة. كما يمكنه مساعدتك في تجنب الرسائل الفظة أو المبهمة أو الطويلة جدًا.

تشمل الطلبات العملية ما يلي:

• أعد صياغة هذا النص ليبدو ودودًا ولكن حازمًا

• اجعل هذا أكثر إيجازًا

• أضف موعدًا نهائيًا واضحًا

• تجنب استخدام اللغة العاطفية

• اجعل هذا مناسبًا للقيادة العليا

• حوّل هذا إلى متابعة مهذبة

• اشرح هذا بدون استخدام المصطلحات التقنية

• أنشئ ثلاثة خيارات لسطر الموضوع

يُعدّ الذكاء الاصطناعي مفيدًا للغاية في التواصل الحساس، ولكن الحذر ضروري. فلا ينبغي التعامل مع مشكلة في الأداء، أو شكوى، أو مسألة قانونية، أو أمر شخصي، كما لو كان مجرد تعليق تسويقي عابر.

استخدم الذكاء الاصطناعي لهيكلة الرسالة، ثم راجع كل جملة.

اسأل نفسك:

• هل هذا صحيح؟

• هل يبدو هذا الكلام مثلي؟

• هل يمكن إساءة فهم هذه الصياغة؟

• هل اللهجة مناسبة للعلاقة؟

• هل يتضمن معلومات خاصة ما كان ينبغي إدخالها؟

• هل أشعر بالراحة عند وضع اسمي تحت هذا؟

هذا السؤال الأخير هو أبسط اختبار لمراقبة الجودة. إذا كنت ستتردد في التوقيع عليه، فلا ترسله.

7. استخدام الذكاء الاصطناعي في الاجتماعات التي تُحقق نتائج فعلية

تُنتج الاجتماعات الكثير من المعلومات، ولكنها لا تُسفر دائماً عن الكثير من الوضوح.

يمكن للذكاء الاصطناعي أن يساعد قبل الاجتماع وأثناءه وبعده.

قبل الاجتماع

استخدم الذكاء الاصطناعي من أجل:

• قم بإعداد جدول أعمال

• تحديد الأسئلة الرئيسية

• لخص المعلومات الأساسية

• جهز نقاط الحديث

• توقع الاعتراضات

• صياغة إطار عمل لاتخاذ القرارات

قد يكون أحد الأمثلة العملية ما يلي:

"قم بإعداد جدول أعمال مدته 30 دقيقة لاجتماع حول تأخر انضمام العملاء الجدد. الهدف هو تحديد العائق الرئيسي، والاتفاق على مسؤول عنه، واختيار إجراءين لهذا الأسبوع."

بعد الاجتماع

يمكن للذكاء الاصطناعي تحويل الملاحظات أو النصوص المكتوبة إلى:

• القرارات الرئيسية

• إجراءات العمل

• الملاك

• المواعيد النهائية

• أسئلة مفتوحة

• المخاطر

• رسائل بريد إلكتروني للمتابعة

لا تثق بالمخرجات بشكل تلقائي. قد تحتوي نصوص الاجتماعات على أخطاء، ومتحدثين غير واضحين، ونكات تبدو وكأنها التزامات، والتزامات تبدو وكأنها نكات.

راجع الملخص قبل مشاركته.

من الممارسات الجيدة أن تطلب من الذكاء الاصطناعي فصل المعلومات إلى ثلاث مجموعات:

1. قرارات مؤكدة

2. الأفكار المقترحة

3. أسئلة لم يتم حلها

هذا يمنع المقترحات التي تمت مناقشتها بشكل جزئي من أن تصبح سياسة رسمية بين عشية وضحاها.

8. استخدام الذكاء الاصطناعي في البحث دون خلق هراء واثق بشكل مفرط

يمكن للذكاء الاصطناعي أن يساعدك في بدء البحث، وتنظيم موضوع ما، وتحديد المجالات التي تستحق التحقيق.

يمكن:

• شرح المصطلحات غير المألوفة

• توليد أسئلة بحثية

• مقارنة المفاهيم

• اقتراح فئات

• قم بإعداد مخطط تفصيلي

• لخص المعلومات التي تقدمها

• تحديد الافتراضات

• قم بإعداد أسئلة المقابلة

• تسليط الضوء على وجهات النظر المفقودة

ما لا ينبغي أن يفعله هو أن يصبح مصدرك الوحيد للحقيقة.

قد ينتج الذكاء الاصطناعي تفاصيل غير دقيقة، أو أمثلة مختلقة، أو معلومات قديمة، أو تصريحات تبدو أكثر يقيناً مما تستحقه.

في أبحاث مكان العمل، استخدم الذكاء الاصطناعي كأداة لرسم الخرائط، وليس كأرضية بحد ذاتها.

تبدو العملية المنطقية على النحو التالي:

1. اطلب من الذكاء الاصطناعي تحديد الموضوع.

2. حدد الادعاءات المهمة.

3. تحقق من الحقائق المهمة باستخدام معلومات داخلية أو خارجية موثوقة.

4. اطلب من الذكاء الاصطناعي تنظيم النتائج التي تم التحقق منها.

5. راجع النتيجة النهائية للتأكد من دقتها وخلوها من التحيز.

يمكنك أيضًا أن تطلب من الذكاء الاصطناعي إظهار عدم اليقين:

• ما هي أجزاء هذه الإجابة التي قد تكون غير موثوقة؟

• ما هي الافتراضات التي تقوم عليها؟

• ما هي الحقائق التي يجب عليّ التحقق منها؟

• ما المعلومات التي قد تغير هذه التوصية؟

• أعطني أقوى حجة ضد هذا الاستنتاج.

لن تجعل هذه التوجيهات الذكاء الاصطناعي معصوماً من الخطأ، لكنها تشجع على التفكير المتأني.

9. كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي للبيانات والتقارير وجداول البيانات

يمكن للذكاء الاصطناعي أن يجعل الأرقام أسهل للفهم، خاصة بالنسبة للأشخاص الذين لا يقضون يومهم داخل جداول البيانات.

قد يساعدك ذلك:

• شرح الصيغ

• اقتراح هياكل جداول البيانات

• تصنيف البيانات

• لخص الاتجاهات

• حوّل الأرقام إلى تعليق مكتوب

• تحديد الحالات الشاذة المحتملة

• إنشاء توصيات للمخططات

• أقسام مسودة التقرير

• ترجمة النتائج التقنية إلى لغة الأعمال

على سبيل المثال، بدلاً من السؤال:

"ماذا تعني هذه البيانات؟"

يحاول:

"راجع جدول المبيعات الشهرية هذا. حدد أكبر ثلاثة تغييرات، واقترح تفسيرات محتملة، واذكر الأسئلة التي يجب أن أطرحها قبل استخلاص النتائج."

تلك العبارة الختامية مهمة. نادراً ما تشرح البيانات نفسها بنفسها.

قد ينجم انخفاض المبيعات عن انخفاض الطلب، أو فقدان بعض السجلات، أو الأنماط الموسمية، أو تغيرات الأسعار، أو تأخر تنفيذ عقد، أو حتى قيام أحدهم بلصق القيم في العمود الخطأ عن طريق الخطأ. تتميز جداول البيانات بقدرتها على إحداث مشاكل صغيرة دون أن تبدو في الواقع مشكلة حقيقية.

لا تسمح أبدًا للذكاء الاصطناعي باتخاذ قرار مالي أو تشغيلي أو متعلق بالموظفين ذي تأثير كبير بناءً على مجموعة بيانات ملصقة فقط.

يفحص:

• ما إذا كانت البيانات كاملة

• ما إذا كانت الوحدات صحيحة

• مدى اتساق الفئات

• هل تُعدّ القيم المفقودة مهمة؟

• هل أساء الذكاء الاصطناعي فهم سياق العمل؟

• هل يتم التعامل مع الارتباط على أنه سببية؟

يمكن للذكاء الاصطناعي تسريع عملية التفسير. لكن المسؤولية لا تزال تقع على عاتق البشر.

10. حماية المعلومات السرية والحساسة 🔐

قبل إدخال معلومات مكان العمل في أي أداة ذكاء اصطناعي، يجب فهم قواعد مؤسستك.

لا تفترض أن كل منصة ذكاء اصطناعي معتمدة للبيانات السرية.

قد تتضمن المعلومات الحساسة ما يلي:

• سجلات العملاء

• معلومات الموظفين

• كلمات المرور أو بيانات اعتماد الوصول

• التفاصيل الطبية

• الوثائق القانونية

• البيانات المالية

• خطط المنتجات غير المعلنة

• استراتيجية داخلية

• رمز خاص

• شروط العقد

• المعلومات الشخصية التي يمكن تحديد هوية أصحابها

قم بإزالة التفاصيل التعريفية كلما أمكن ذلك.

بدلاً من إدخال:

"اكتب تقييم أداء لجوردان سميث في فريق عمليات مانشستر، الذي فاته الموعد النهائي لعقد شركة أكمي."

استخدم شيئًا مثل:

اكتب تقييم أداء لموظف عمليات فاتته موعد تسليم مهم لأحد العملاء. اجعل التقييم واقعياً وبنّاءً ويركز على الخطوات التالية

يؤدي إخفاء هوية المعلومات إلى تقليل المخاطر مع السماح للذكاء الاصطناعي بالمساعدة في هيكلة النظام.

تحقق أيضاً مما إذا كانت مؤسستك توفر نظام ذكاء اصطناعي معتمد. قد تتضمن هذه الأدوات ضوابط بيانات أكثر صرامة، وإدارة وصول فعّالة، وسياسات داخلية مُحكمة.

لا يُعدّ توفير الراحة مبرراً كافياً لكشف معلومات ينبغي أن تبقى سرية. هذا ليس ابتكاراً، بل هو أشبه بترك خزانة الملفات مفتوحة تحت المطر.

11. الحالات التي لا ينبغي فيها للذكاء الاصطناعي اتخاذ القرار النهائي

يمكن للذكاء الاصطناعي أن يدعم القرار، لكن بعض القرارات تتطلب مسؤولية بشرية من البداية إلى النهاية.

توخ الحذر الشديد مع:

• التوظيف والفصل

• تأديب الموظفين

• القرارات الطبية

• استشارة قانونية

• الموافقات الائتمانية أو المالية

• العمل الذي يتطلب مراعاة السلامة

• أحكام الامتثال

• تقييم الأداء

• نزاعات العملاء الحساسة

• القرارات المتعلقة بالتمييز أو الإنصاف

يمكن للذكاء الاصطناعي أن يساعد في تلخيص الأدلة، وتحديد الأسئلة، أو مقارنة السيناريوهات. ولكن لا ينبغي السماح له باتخاذ القرار النهائي دون إشراف بشري مؤهل.

لماذا؟ لأن الذكاء الاصطناعي لا يفهم العواقب بالطريقة التي يفهمها بها البشر. فهو يستطيع معالجة الأنماط، لكنه لا يتحمل المسؤولية، ولا يتعاطف، ولا يلتزم بالواجب المهني، ولا يدرك السياق المعيش.

وقد يؤدي ذلك أيضاً إلى إعادة إنتاج التحيز الخفي في الأمثلة أو البيانات التاريخية أو طريقة صياغة السؤال.

القاعدة السليمة هي:

كلما زاد تأثير الذكاء الاصطناعي على حقوق الشخص أو سبل عيشه أو سلامته أو مستقبله، قلّت السيطرة التي ينبغي أن يتمتع بها.

هذه القاعدة ليست براقة، لكنها صامدة.

12. كيف يمكن للمديرين إدخال الذكاء الاصطناعي دون التسبب في حالة من الذعر؟

عندما يُدخل القادة الذكاء الاصطناعي بشكل خاطئ، غالباً ما يسمع الموظفون رسالة واحدة:

"لقد وجدنا آلة قد تحل محلك."

حتى عندما لا يكون هذا هو القصد، فإن التواصل الغامض يخلق القلق.

والنهج الأفضل هو الشرح:

• لماذا يتم إدخال الذكاء الاصطناعي؟

• ما هي المهام التي قد يدعمها؟

• ما هي المهام التي لا تزال بقيادة البشر؟

• ما هي البيانات التي قد يدخلها الموظفون؟

• ما نوع المراجعة المطلوبة؟

• كيفية الإبلاغ عن الأخطاء

• كيف سيتم قياس النجاح

• ما نوع التدريب الذي سيتم تقديمه؟

ينبغي على المديرين التركيز على الأمثلة العملية بدلاً من الوعود الكبيرة.

على سبيل المثال:

"نحن نستخدم الذكاء الاصطناعي لإنشاء مسودات أولية للردود الروتينية على العملاء. وستظل كل استجابة تخضع لمراجعة وكيل الدعم."

هذا أوضح من:

"نحن نعمل على تحسين تجربة العملاء من خلال الذكاء من الجيل التالي."

الجملة الثانية تبدو باهظة الثمن ولا تعني شيئاً تقريباً.

ينبغي أيضاً السماح للفرق بالتجربة ضمن حدود آمنة. غالباً ما يكتشف الموظفون الذين يقومون بالعمل أفضل حالات الاستخدام لأنهم يعرفون تماماً العمليات المتكررة والمحبطة والتي تعتمد على جدول بيانات واحد ضخم.

13. إطار عمل بسيط لبدء هذا الأسبوع

للبدء في استخدام الذكاء الاصطناعي دون تعقيد الأمور، اختر مهمة واحدة منخفضة المخاطر.

الخطوة الأولى: إيجاد مهمة متكررة

ابحث عن عمل تقوم به عدة مرات في الأسبوع.

أمثلة:

• كتابة رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة

• تلخيص الاجتماعات

• تنسيق التقارير

• إعداد جداول الأعمال

• إعادة كتابة المحتوى

• ملاحظات تنظيمية

الخطوة الثانية: تحديد نتيجة جديرة بالاهتمام

حدد شكل النجاح.

ربما ترغب في تقليل وقت الصياغة، وتحسين الاتساق، وتقليل الأخطاء، أو إنشاء بنود عمل أكثر وضوحًا.

الخطوة 3: إنشاء موجه قابل لإعادة الاستخدام

اكتب توجيهًا يتضمن المهمة والسياق والجمهور والشكل والقيود.

احفظه في مكان يسهل الوصول إليه.

الخطوة الرابعة: مراجعة كل مخرجات

تحقق من الحقائق، والأسلوب، والخصوصية، والملاءمة.

لا تخلط بين السرعة والجودة.

الخطوة 5: تحسين التوجيه

لاحظ الأخطاء التي يرتكبها الذكاء الاصطناعي.

أضف تعليمات أوضح. قدّم أمثلة. أزل الغموض. اطلب بنية مختلفة.

الخطوة السادسة: قياس النتيجة

هل وفّر ذلك الوقت؟ هل تحسّنت الجودة؟ هل تسبّب ذلك في أعمال تحرير إضافية؟

بعض عمليات الذكاء الاصطناعي تبدو مثيرة للإعجاب لكنها لا توفر شيئاً تقريباً. بينما تعمل عمليات أخرى بهدوء على إزالة ساعة من الإحباط كل أسبوع.

احتفظ بالنوع الثاني.

14. الأخطاء الشائعة التي يرتكبها الناس عند استخدام الذكاء الاصطناعي في مكان العمل

إن فهم كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي في العمل يعني أيضاً معرفة ما يجب تجنبه.

إعطاء تعليمات غامضة

المدخلات الضعيفة تُنتج مخرجات عامة.

أضف السياق والأمثلة والحدود والهدف الواضح.

الثقة في الاستجابة الأولى

الجواب الأول هو مسودة، وليس وصية محفورة في الحجر.

اطلب إجراء تعديلات.

النسخ بدون تحرير

قد تبدو الكتابة المولدة بالذكاء الاصطناعي مصقولة لكنها جوفاء. أضف تفاصيل حقيقية، وتخلص من العبارات العامة، واجعلها تبدو بشرية.

مشاركة البيانات السرية

لا تقم بلصق المعلومات الحساسة في أنظمة غير معتمدة.

استخدام الذكاء الاصطناعي في كل شيء

بعض المهام يمكن إنجازها بشكل أسرع إذا قمت بها بنفسك.

لست بحاجة إلى مطالبة من الذكاء الاصطناعي مكونة من ست فقرات لكتابة "شكراً، سأراجع هذا اليوم"

إخفاء استخدام الذكاء الاصطناعي عندما يكون الإفصاح مهماً

بعض المنظمات أو العملاء أو القطاعات الشفافية. اتبع السياسة ذات الصلة.

التعامل مع مخرجات الذكاء الاصطناعي كموضوع

يعكس الذكاء الاصطناعي الأنماط والافتراضات، فهو ليس محايداً تلقائياً.

أتمتة عملية معطلة

تسريع عملية سيئة لا يجعلها جيدة، بل يؤدي فقط إلى ظهور أخطاء بسرعة مذهلة 💨

أصلح سير العمل قبل أتمتته.

15. بناء عادة الذكاء الاصطناعي التي تدوم

أفضل طريقة للشعور بالراحة مع الذكاء الاصطناعي في مكان العمل هي استخدامه بانتظام في مهام صغيرة ومحددة.

ابدأ بنشاط أو نشاطين قابلين للتكرار.

على سبيل المثال:

• استخدم الذكاء الاصطناعي كل يوم اثنين لتنظيم أولوياتك.

• بعد الاجتماعات، حوّل الملاحظات إلى بنود عمل.

• قبل إرسال بريد إلكتروني طويل، اطلب من الذكاء الاصطناعي تقصيره.

• عند مواجهة قرار ما، اطلب الافتراضات والحجج المضادة.

• في نهاية المشروع، استخدم الذكاء الاصطناعي لتنظيم الدروس المستفادة.

احتفظ بمجموعة صغيرة من التوجيهات للمهام التي تتكرر. مع مرور الوقت، ستكتسب خبرة في تحديد التوجيهات المناسبة، والمهام الملائمة، والمواضع التي يكون فيها للحكم البشري أهمية بالغة.

ستتعلم أيضاً متى لا يجب استخدام الذكاء الاصطناعي.

وهذا جزء من معرفة الذكاء الاصطناعي أيضاً.

الهدف ليس الاستخدام الأمثل للذكاء الاصطناعي، بل تحسين جودة العمل.

ملاحظة ختامية عملية

إن تعلم كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي في العمل يتعلق في الغالب بتعلم كيفية تفويض المهام بوضوح.

يُعدّ الذكاء الاصطناعي أداةً قيّمةً في الصياغة والتلخيص والتعديل والتنظيم والشرح والاستكشاف. فهو يُقلّل من الجهد المُكرّر ويُساعدك على الانتقال من صفحة بيضاء إلى نسخة أولية قابلة للتطبيق بسرعة أكبر بكثير.

لكنها تحتاج إلى حدود.

احمِ المعلومات السرية. تحقّق من صحة الادعاءات المهمة. راجع الاتصالات الحساسة. اجعل البشر مسؤولين عن القرارات المؤثرة. ورجاءً، قاوم إغراء أتمتة عملية لا يفهمها أحد.

ابدأ بخطوات صغيرة. اختر مهمة واحدة مزعجة وقابلة للتكرار. أعطِ الذكاء الاصطناعي تعليمات واضحة، وراجع النتيجة، وحسّن العملية.

عند استخدام الذكاء الاصطناعي بشكل صحيح، فإنه لا يُقلل من الطابع الإنساني للعمل. بل يُتيح مساحة أكبر لجوانب العمل التي تتطلب العنصر البشري في المقام الأول، مثل الحكم السليم، والثقة، والانتباه، والتعاطف، والقدرة على ملاحظة متى ينحرف الاجتماع عن مساره تماماً. 

مثال عملي: تحويل ملاحظات الاجتماع إلى بنود عمل موثوقة

سيناريو

تتولى مايا إدارة عملية انضمام العملاء الجدد في شركة برمجيات نامية. تحضر ثلاثة اجتماعات للمشاريع كل أسبوع، وتدوّن ملاحظات أولية أثناء حديث الناس، ثم تحوّل تلك الملاحظات لاحقًا إلى رسائل بريد إلكتروني للمتابعة.

المهمة متكررة، لكنها تنطوي على بعض المخاطر. فمن السهل الخلط بين الموعد النهائي المقترح والموعد المتفق عليه، بينما قد يصبح اقتراح عام مسؤولية مُسندة لشخص ما دون قصد. لذا، فالهدف ليس ترك الذكاء الاصطناعي يُقرر ما حدث، بل استخدامه لتنظيم الملاحظات بينما يتحقق برنامج مايا من كل قرار ومسؤول وتاريخ قبل مشاركة الملخص.

ما يحتاجه المساعد

يوفر برنامج مايا ما يلي:

• ملاحظات اجتماعاتها المجهولة أو نسخة معتمدة

• هدف الاجتماع

• قائمة الحضور وأدوارهم

• تنسيق الإخراج المطلوب

• قاعدة تنص على وجوب تحديد المالكين أو المواعيد النهائية المفقودة بدلاً من اختراعها

• التمييز الواضح بين القرارات المؤكدة والأفكار المقترحة والأسئلة التي لم يتم حلها

• الطريقة المعتمدة لشركتها للتعامل مع المعلومات السرية

قبل تحميل أي شيء، تقوم بإزالة أسماء العملاء والتفاصيل الشخصية وبيانات اعتماد الوصول والمعلومات الحساسة تجارياً ما لم تتم الموافقة على نظام الذكاء الاصطناعي تحديداً للتعامل مع تلك البيانات.

مثال على التعليمات

"حوّل ملاحظات الاجتماع أدناه إلى ملخص موجز للمتابعة.".

قم بتنظيم الرد تحت هذه العناوين:

1. قرارات مؤكدة

2. إجراءات العمل

3. الأفكار المقترحة

4. أسئلة لم يتم حلها

5. المخاطر أو التبعيات

لكل مهمة، اذكر اسم المهمة، والمسؤول عنها، والموعد النهائي لتنفيذها. إذا لم يتم الاتفاق صراحةً على المسؤول أو الموعد النهائي، فاكتب "غير مؤكد". لا تفترض وجود التزامات أو تختلق تفاصيل.

اجعل الملخص أقل من 350 كلمة. استخدم لغة واضحة ومحايدة تناسب جميع الحاضرين في الاجتماع.

قبل الانتهاء، اذكر أي عبارات غامضة أو قد تحتاج إلى مراجعة

مخرجات جيدة مقابل مخرجات سيئة

قد يقول بند عمل ضعيف ما يلي:

"سيقوم سام بتحديث دليل الإعداد بحلول يوم الجمعة."

يبدو ذلك واضحاً، لكنه غير آمن إذا كانت الملاحظات تشير فقط إلى أن سام قد يراجع الدليل ولم يتم الاتفاق على موعد نهائي.

النسخة الأفضل هي:

"مراجعة دليل الإعداد - المالك المقترح: سام؛ الموعد النهائي: غير مؤكد."

النسخة الثانية تحافظ على حالة عدم اليقين بدلاً من تحويل النقاش بهدوء إلى التزام.

كيفية اختباره

تقوم مايا بإنشاء مجموعة اختبار صغيرة باستخدام ستة اجتماعات سابقة تعرف نتائجها بالفعل.

تتحقق مما إذا كان المساعد:

• يفصل بين القرارات والاقتراحات

• ينسخ الأسماء والتواريخ والمواعيد النهائية بدقة

• يُشير إلى المعلومات المفقودة بأنها غير مؤكدة

• يتجنب تكليف مهام لم يتم الاتفاق عليها مطلقاً

• يتضمن أسئلة مهمة لم يتم حلها

• يقدم ملخصًا يمكن للحاضر الآخر فهمه

• يستبعد التفاصيل السرية التي تمت إزالتها من المدخلات

كما أنها تضيف حالات استثنائية متعمدة:

• يمزح أحد المشاركين بشأن إنجاز مهمة ما

• يناقش شخصان مسألة الملكية دون التوصل إلى اتفاق

• يذكر أحدهم موعدين نهائيين محتملين

• يُنسب النص المكتوب تعليقًا إلى المتحدث الخطأ

• يتم التراجع عن القرار لاحقاً في الاجتماع

• تم الاتفاق على مهمة، ولكن لم يتم تحديد مالك لها

لا يكتمل سير العمل إلا عندما تستطيع مايا تتبع كل قرار وإجراء إلى الملاحظات الأصلية.

نتيجة

نتيجة توضيحية: تختبر مايا العملية على ستة ملخصات اجتماعات على مدار أسبوعين.

كانت عملية إعداد المسودة يدوياً تستغرق سابقاً 18 دقيقة في المتوسط ​​لكل اجتماع. أما الآن، وبفضل الذكاء الاصطناعي، تستغرق المسودة الأولى حوالي دقيقتين فقط، تليها 7 دقائق في المتوسط ​​للمراجعة والتحرير. هذا يقلل إجمالي وقت المعالجة من 18 دقيقة إلى 9 دقائق لكل اجتماع.

على مدار ستة اجتماعات، كان مثال التوفير كما يلي:

• المجموع السابق: 6 × 18 دقيقة = 108 دقائق

• إجمالي الوقت المدعوم بالذكاء الاصطناعي، بما في ذلك المراجعة: 6 × 9 دقائق = 54 دقيقة

• الوقت الموفر (تقريبي): 54 دقيقة

خمسة من الملخصات الستة تستوفي معايير القبول بعد مراجعة واحدة. أما الملخص المتبقي فيتطلب مراجعة ثانية لأن النص المكتوب أربك متحدثين اثنين.

هذه الأرقام هي تقدير تقريبي مبني على إعداد الاختبار المذكور، وليست نتيجة رسمية منشورة للشركة. العينة صغيرة، وقد تختلف الاجتماعات في مدى تعقيدها، ويشمل الحساب وقت المراجعة ولكنه لا يشمل الوقت اللازم لتنظيف النصوص أو إخفاء هوية المشاركين فيها.

ما الذي يمكن أن يحدث خطأً؟

يجوز للمساعد ما يلي:

• ابتكر مالكًا لمهمة غير مُسندة

• اعتبر التاريخ المقترح بمثابة موعد نهائي مؤكد

• أغفل قراراً تمت صياغته بشكل غير مباشر

• نسب تعليقاً إلى الشخص الخطأ

• أعدّ ملخصًا متقنًا يخفي عدم اليقين

• احتفظ بالمعلومات الحساسة الواردة في الملاحظات

• اتبع التعليمات القديمة في حال تغيير نموذج الاجتماع

الخطأ الأكبر هو إرسال الملخص دون مراجعته. فالطلاقة ليست دليلاً على دقة السجل.

لذا، تقارن مايا كل بند من بنود العمل مع الملاحظات الأصلية، وتؤكد الالتزامات غير الواضحة مع الشخص المعني، وتحتفظ بالملاحظات الأصلية متاحة للرجوع إليها. أما الأمور الحساسة أو المتنازع عليها، فتُعالج يدويًا بدلًا من تفويضها إلى المساعد.

الخلاصة العملية

يُعدّ الذكاء الاصطناعي ذا قيمة هنا لأنه يحوّل المعلومات الموجودة إلى بنية أكثر وضوحاً. وهو لا يحلّ محلّ الشخص المسؤول عن تأكيد القرار.

إن سير العمل الآمن بسيط: توفير قواعد واضحة، وإزالة المعلومات الحساسة، وإلزام الذكاء الاصطناعي بإظهار عدم اليقين، واختباره مقابل أمثلة معروفة، وإدراج مراجعة بشرية في أي توفير مزعوم للوقت.

التعليمات

كيف يمكن للمبتدئين البدء باستخدام الذكاء الاصطناعي في العمل بأمان؟

ابدأ بمهمة واحدة متكررة ومنخفضة المخاطر، مثل كتابة رسائل بريد إلكتروني للمتابعة، أو تلخيص الملاحظات، أو إنشاء جداول أعمال، أو إعادة تنظيم المحتوى الحالي. أعطِ الذكاء الاصطناعي تعليمات واضحة، ثم راجع النتيجة للتأكد من دقتها، وأسلوبها، ومراعاتها للخصوصية، ومدى ملاءمتها. تجنب إدخال معلومات حساسة إلا إذا وافقت مؤسستك على استخدام هذه الأداة لمعالجة تلك البيانات.

ما هي أفضل المهام التي يمكن أتمتتها باستخدام الذكاء الاصطناعي في مكان العمل؟

يُظهر الذكاء الاصطناعي أداءً جيدًا في إنشاء المسودات الأولية، وإعادة صياغة المعلومات الموجودة، وتنظيم التحليلات الأساسية. تشمل المهام المناسبة إعادة كتابة المستندات، واستخراج نتائج الاجتماعات، وتجميع الملاحظات، وشرح اتجاهات جداول البيانات، وإنشاء قوائم المراجعة. لكنه أقل ملاءمةً للقرارات المصيرية المتعلقة بالتوظيف، والشؤون القانونية، والسلامة، والمالية، والرعاية الصحية، أو العدالة.

كيف أكتب نموذجاً جيداً للذكاء الاصطناعي للعمل؟

يُقدّم التوجيه الواضح في بيئة العمل شرحًا وافيًا للمهمة، وسياقها، والجمهور المستهدف، والشكل المطلوب، والتفاصيل اللازمة. بدلًا من طلب مساعدة عامة، صف النتيجة المرجوة تحديدًا وأي قيود، مثل عدد الكلمات أو أسلوب الكتابة. يمكنك تحسين الاستجابة بشكل أكبر من خلال مطالبة الذكاء الاصطناعي بإزالة التكرار، أو تحديد الافتراضات، أو الإشارة إلى المعلومات التي تحتاج إلى التحقق.

كيف يمكنني استخدام الذكاء الاصطناعي في رسائل البريد الإلكتروني دون أن أبدو آلياً؟

قدّم الرسالة الأصلية، وهدفها، وصلة القرابة بينك وبين المُستلم، والأسلوب الذي ترغب فيه. اطلب من الذكاء الاصطناعي أن يجعل البريد الإلكتروني موجزًا، أو ودودًا، أو حازمًا، أو مناسبًا لجمهور مُحدد. قبل إرساله، أضف تفاصيل مُحددة، وتجنّب العبارات العامة، وتأكد من أن كل جملة تبدو طبيعية باسمك.

كيف ينبغي مراجعة محاضر الاجتماعات التي يتم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي؟

قارن كل قرار، وإجراء، ومالك، وموعد نهائي مع الملاحظات الأصلية أو نص معتمد. اطلب من الذكاء الاصطناعي فصل القرارات المؤكدة عن الأفكار المقترحة والأسئلة التي لم تُحل. يجب تصنيف المعلومات المفقودة على أنها "غير مؤكدة" بدلاً من "مُخْتَنَة"، خاصةً عندما ناقش المتحدثون مالكين محتملين أو تواريخ دون التوصل إلى اتفاق.

هل يستطيع الذكاء الاصطناعي تحليل جداول البيانات وبيانات الأعمال بدقة؟

يمكن للذكاء الاصطناعي شرح المعادلات، وتلخيص الاتجاهات، وتحديد الحالات الشاذة المحتملة، وتحويل الأرقام إلى تعليقات مكتوبة. ومع ذلك، يعتمد تفسيره على بيانات دقيقة وسياق عمل كافٍ. لذا، تحقق من الوحدات، والقيم المفقودة، واتساق الفئات، وما إذا كانت هناك تفسيرات بديلة قبل استخدام المخرجات في القرارات المالية أو التشغيلية أو المتعلقة بالموظفين.

ما هي معلومات مكان العمل التي لا ينبغي إدخالها مطلقًا في أنظمة الذكاء الاصطناعي؟

تجنّب إدخال كلمات المرور، وبيانات اعتماد الوصول، وسجلات العملاء، وتفاصيل الموظفين، والمعلومات الطبية، والمستندات القانونية، والبرامج الخاصة، والخطط غير المنشورة، أو البيانات المالية الحساسة في أنظمة غير معتمدة. احذف الأسماء والبيانات التعريفية كلما أمكن ذلك. يجب أن تحدد سياسة بيانات مؤسستك وأدواتها المعتمدة المعلومات التي يمكن معالجتها بأمان.

كيف يمكن للمديرين إدخال الذكاء الاصطناعي في العمل دون إثارة قلق الموظفين؟

ينبغي على المديرين توضيح أسباب إدخال الذكاء الاصطناعي، والمهام التي سيدعمها، وما تبقى من مهام يقودها العنصر البشري، وكيفية مراجعة المخرجات. كما ينبغي عليهم تحديد ممارسات البيانات المعتمدة، والتدريب، وإجراءات إعداد التقارير، ومعايير النجاح. وتميل الأمثلة الملموسة إلى بناء ثقة أكبر من الوعود المبهمة بشأن التحول أو سير العمل الذكي.

ما هي أكثر الأخطاء شيوعاً عند استخدام الذكاء الاصطناعي في العمل؟

تشمل الأخطاء الشائعة إعطاء تعليمات مبهمة، والثقة بالاستجابة الأولى، ونسخ المحتوى دون تحرير، ومشاركة المعلومات السرية. وقد يقوم البعض أيضاً بأتمتة العمليات المعيبة أو التعامل مع مخرجات الذكاء الاصطناعي على أنها موضوعية. أما النهج الأمثل فهو التحقق من الادعاءات المهمة، ومراجعة المسودات الضعيفة، واختبار سير العمل القابل للتكرار، وتوضيح المسؤولية البشرية.

كيف يمكنني قياس ما إذا كان سير عمل الذكاء الاصطناعي يوفر الوقت؟

قم بقياس العملية بأكملها، بما في ذلك إعداد المدخلات، وإخفاء هوية المعلومات، ومراجعة المخرجات، وإجراء التصحيحات. قارن هذا الإجمالي بالوقت والجودة في سير العمل السابق. يجب أن تقلل عملية الذكاء الاصطناعي الفعالة الجهد أو تحسن الاتساق دون التسبب في مخاطر غير مقبولة على الخصوصية أو الدقة أو المساءلة.

مراجع

1. الحكومة البريطانية - دليل استخدام الذكاء الاصطناعي للحكومة البريطانية - gov.uk

2. المعهد الوطني للمعايير والتكنولوجيا - إطار إدارة مخاطر الذكاء الاصطناعي: الذكاء الاصطناعي التوليدي - nist.gov

3. مكتب مفوض المعلومات - الذكاء الاصطناعي وحماية البيانات والقطاع العام: سياسات الذكاء الاصطناعي - ico.org.uk

4. المكتب الوطني للبحوث الاقتصادية - nber.org

5. لجنة تكافؤ فرص العمل الأمريكية - ما هو دور لجنة تكافؤ فرص العمل في الذكاء الاصطناعي؟ - eeoc.gov

6. دائرة الاتصالات الحكومية - سياسة الذكاء الاصطناعي التوليدي - communications.gov.uk

7. OpenAI - دليل عملي للبناء باستخدام الذكاء الاصطناعي - openai.com

اكتشف أحدث تقنيات الذكاء الاصطناعي في متجر مساعدي الذكاء الاصطناعي الرسمي

معلومات عنا